Úvodní studie DMS

Zadání:

Cílem projektu Úvodní Studie - Elektronický oběh dokumentů bylo, zmapovat hlavní procesy týkající se oběhu dokumentů/spisů v rámci společnosti Výzkumný Ústav Železniční, a.s. (dále VÚŽ) tak, aby bylo možno navrhnout nejvhodnější možné řešení, pro optimalizaci těchto procesů, minimalizaci vzniku chyb a plně využít z toho plynoucí úspory. Úvodní studie má popisovat tyto hlavní procesy pouze na základní bázi a to z toho důvodu, aby postihnutí problematiky bylo co nejširší a navrhované řešení digitalizace těchto procesů v čase co nejdéle platné a po celou dobu životnosti systému vyhovující včetně dostatečné pružnosti k potřebným změnám.

Výsledek:

Strukturovaný dokument, který se stal podkladem výběrového řízení na pořízení systému elektronického oběhu dokumentů.

Popis řešení:

Dokument vznikal na základě výstupu z rozhovorů s klíčovými uživateli budoucího systému. Byly zachycovány především hlavní procesy ve společnosti s ohledem na hlavní přínosy převedení procesů oběhu dokumentů/spisů do elektronické podoby. Jako hlavní přínosy byly definovány: 

• Snadná a okamžitá dohledatelnost jednotlivých spisů/dokumentů:
  • Již prošlých oběhem dokumentů
  • Které jsou stále v oběhu a je nutné zjistit v jakém stavu se nachází a u kterého pracovníka
• Přehled o vazbách na všechny přílohy spisu
• Časová úspora při samotném řešení obsahu jednotlivých oběhů dokumentů – verzování
• Minimalizaci chyb vzhledem k možnosti sledování oběhu jakéhokoliv dokumentu pokud je evidován v systému
• Jednotný elektronický archiv dokumentů s možností rychlého vyhledávání a filtrování
• Bezpečnost
• Právovatelné úkony vůči kategoriím nebo jednotlivým dokumentům
• Elektronický převod sám o sobě umožňuje automatizované plánování záloh všech dokumentů/spisů
• Pohodlné provázání s firemním intranetem pro rychlý přístup k nejčastěji používaným dokumentům pro všechny zaměstnance VÚŽ
• Materiální úsporu při tisku dokumentů, formulářů, apod.
• Případné další úspory